المهارات الحديثة في السكرتاريا وادارة المكاتب المعاصرة

وصف البرنامج

يهدف برنامج المهارات الحديثة في السكرتاريا وإدارة المكاتب المعاصرة إلى تزويد المشاركين بالأدوات والمفاهيم التي تمكّنهم من إدارة المكاتب بشكل احترافي، مع التركيز على تعزيز الكفاءة التنظيمية واستخدام التقنيات الحديثة في بيئة العمل. يقدّم البرنامج تدريبًا شاملاً يغطي مجالات رئيسية مثل إدارة الوثائق والمراسلات، تنسيق الاجتماعات، تحسين إدارة الوقت، وتطوير مهارات التواصل الفعّال.

كما يُركّز البرنامج على تنمية المهارات الشخصية والمهنية التي تسهم في مواجهة تحديات العمل بمرونة واحترافية، بما في ذلك حل المشكلات واتخاذ القرارات وإدارة الضغوط.

يتم تقديم البرنامج بأسلوب عملي وتفاعلي، مما يتيح للمشاركين تجربة تطبيقات حقيقية تعزز من جاهزيتهم لتحقيق التميز في بيئة العمل الحديثة، وتطوير دورهم كعناصر فعّالة في دعم أهداف مؤسساتهم.

المحاور الرئيسية :

• القبول بمنهج التغيير:
  • قواعد التصرف والإتيكيت في بيئة العمل.
  • دور الموظف الجديدتنظيم بيئة العمل المكتبي.
  • التعامل مع الرؤساء – الآخرين.
• الاتصالات واستخدام الهاتف:
  • الرد على الهاتف.
  • الرسائل الهاتفية.
  • الحوار dialogue.
  • الاتصالات الإلكترونية.
• استقبال الزائرين:
  • أنواع الزائرين.
  • قواعد استقبال الزائرين.
  • إتمام المقابلة وإنهاء المقابلة.
• إجراءات البريد الصادر والوارد:
• • إجراءات المتابعة.
  • وسائل المتابعة.

• حفظ الملفات والسجلات
  • مشاكل المحفوظات واقتراحات علاجها.
  • طرق التصنيف والفهرسة.
  • قواعد ترتيب الأسماء.
  • الأرشيف.
  • الحفظ الإلكتروني.
• تنظيم الاجتماعات والمؤتمرات ولقاءات اللجان وفرق العمل:
• • دور السكرتير في إعداد وتنظيم الاجتماع.
  • الدعوة لحضور الاجتماع – جدول الأعمال.
  • المصطلحات الخاصة بالاجتماعات.
  • الإعداد للاجتماعات بواسطة الكمبيوتر.

الاهداف التفصيلية

• تمكين المشاركين من العمل وفق الاتجاهات الحديثة في بيئة العمل المكتبي.
• اكساب المشاركين مهارة إدارة الاتصالات واستخدام الهاتف والرد على المكالمات الهاتفية وإنشاء قاعدة بيانات الاتصالات باستخدام برنامج (Outlook).
• تزويد المشاركين بمهارات الاتصال والمهارات السلوكية الخاصة بالتعامل واستقبال مختلف فئات الزائرين في بيئة العمل وترتيب المواعيد باستخدام برنامج (Outlook).
• تعريف المشاركين بإجراءات تسجيل البريد الوارد والصادر.
• اطلاع المشاركين على طرق الحفظ والفهرسة ورقياً وإلكترونياً.
• تعريف المشاركين بالإجراءات والترتيبات الخاصة بعقد الاجتماعات وكتابة نماذج الدعوة وجدول الأعمال وتسجيل وقائع الاجتماع.
• اطلاع المشاركين على إجراءات ووسائل تطوير العمل المكتبي وتبسيط الإجراءات.

الفئة المستهدفة

• موظفو السكرتاريا العامة والخاصة.
• العاملون في إدارة المكاتب وفرق الدعم الإداري.
• مدراء المكاتب ومنسقو الاجتماعات.